Zdjęcie - Black Tree Studio

Wiemy, że jest Wam w tej chwili przykro, bo wiele miesięcy przygotowań zostało przekreślonych sytuacją niezależną od Was - pandemią koronawirusa, jednak musicie pamiętać, dlaczego to robicie. Nie odwołujecie ani nie przesuwacie ślubu i wesela przez własne widzimisię, ale robicie to w trosce o zdrowie Wasze i swoich najbliższych.

Ślub i wesele w marcu lub kwietniu 2020

Tak naprawdę nie jesteśmy w stanie przewidzieć, co się wydarzy w ciągu najbliższych kilku tygodni, niestety jednak nic nie wskazuje na to, że obostrzenia nałożone na restauracje i miejsca na wesele zostaną do tego czasu zdjęte. Nasza rada - przenieście wesele na późniejszy termin. Jeśli zależy Wam na tym samym lokalu i tych samych podwykonawcach (znacznie ułatwiłoby to sprawę, bo wystarczyłoby do każdej umowy przygotować aneks ze zmianą daty ślubu i wesela), zapytajcie w lokalu o nietypowe terminy - niestety mało prawdopodobne jest to, aby wszyscy podwykonawcy dysponowali wolną sobotą, dlatego rozważcie piątki, niedziele i inne dni tygodnia.
Przede wszystkim jednak, nie ulegajcie wszechobecnej panice i czarnowidztwie. To Wasz najważniejszy dzień i żadna inna myśl nie powinna zaprzątać Waszej głowy podczas przygotowań do ślubu i wesela. Unikajcie przeglądania social mediów i sensacyjnych artykułów z nagłówkami "z ostatniej chwili". W spokoju skupcie się na szukaniu dogodnego terminu na przeniesienie wesela i kontakcie z podwykonawcami ślubnymi.

Skonsultujcie się z wedding plannerem

Jeśli zatrudniliście wedding plannera już wcześniej, wierzcie nam, na pewno staje w tej chwili na rzęsach, by znaleźć dla Was najlepsze możliwe rozwiązanie Waszych problemów i znalezienie najlepszego dostępnego terminu na ślub i wesele w późniejszym czasie. Jeśli podjęliście decyzję, że samodzielnie organizujecie swoje wesele, pomoc specjalisty w dobie kryzysu może okazać się nieoceniona. Wielu wedding plannerów oferuje indywidualne konsultacje dla Par Młodych, dlatego skorzystajcie z ich profesjonalnej pomocy -pamiętajcie, że Wy organizujecie swoje wesele (zapewne) pierwszy raz, a profesjonalista organizuje kilkadziesiąt takich przyjęć w sezonie. Warto zaufać konsultantowi ślubnemu i skorzystać z jego wiedzy podczas zmiany terminu przyjęcia. Na pewno nie zawiedziecie się i docenicie pomoc z zewnątrz.

Finanse

Wraz ze zmianą terminu, mogą pojawić się dodatkowe koszty, których musicie być niestety świadomi. Możliwe, że uda Wam się znaleźć wspólny termin, który jest wolny dla wszystkich Waszych podwykonawców weselnych, jednak może się także okazać, że stracicie kilka zadatków i będziecie musieli rozpocząć poszukiwania niektórych na nowo. Zanim zaczniecie się denerwować, sprawdźcie spokojnie wszystkie umowy, które zawarliście z Waszymi podwykonawcami. Większość z nich ma w nich zawartą klauzulę o "sile wyższej", sprawdźcie dokładnie, czy znajdziecie wspólnie odpowiedni termin na nową datę ślubu i wesela, a jeśli nie, to jakie są warunki anulowania zlecenia.
Przygotujcie plan na dodatkowe koszty - pamiętajcie, że opłaty zależne są od sezonu - jeśli zarezerwowaliście salę weselną 2 lata wcześniej, mieliście pewność potwierdzoną umową, że cena, jeśli wzrośnie, to będzie to określone procentowo (zwykle między 10 a 20% w skali roku). W tej chwili musicie być przygotowani na możliwe podniesienie kosztów - lokal rezerwował dla Was termin, odrzucając inne zapytania na tą samą datę, a w tej chwili termin się zwalnia, Wy przesuwacie wesele o pół roku czy o rok naprzód,a właściciel lokalu pozostaje ze stratami. Musicie zrozumieć także ich sytuację, dodatkowe opłaty będą zapewne nieuniknione.

Powiadomcie Waszych gości weselnych o przesunięciu wesela

Zapewne większość z nich ma świadomość, że przyjęcie nie może odbyć się w pierwotnie zaplanowanym terminie, jednak koniecznie musicie ich powiadomić samodzielnie. W przypadku obecnej sytuacji, oczywiście nie możecie zrobić tego osobiście, jednak etykieta wymaga, aby był to kontakt bardziej personalny niż e-mail czy sms. Wykonajcie telefon, połączcie się na Skypie, Whatsappie lub innym komunikatorze i przekażcie informację o zmianie terminu. Nie zwlekajcie z telefonem, jeśli nie wybraliście nowej daty - zanim wszystko ustalicie, minie tydzień czy dwa, a w tym czasie Wasi goście weselni mogą dokonać rezerwacji hotelu, zakupu sukienki, garnituru etc - nie narażajcie ich na koszty i poinformujcie niezwłocznie po podjęciu decyzji o przesunięciu wesela na inny termin.

Ustalcie nową datę ślubu i wesela

Jak już wspomniałyśmy, jeśli zależy Wam na tym, aby wesele odbyło się jeszcze w tym roku, rozważcie niestandardowe daty -czwartki, piątki, niedziele, czy poniedziałki powinny być jeszcze wolne w wielu miejscach na wesele, być może także wybrani przez Was pierwotnie podwykonawcy również mają wolne te terminy. Jeśli nie zależy Wam na tym, aby wesele odbyło się w miesiącach ciepłych, rozważcie daty po sezonie - zwykle listopad i grudzień bywa luźniejszy, w związku z czym możliwe, że jakiś sobotni termin będzie jeszcze dostępny. W pierwszej kolejności zadaj sobie pytania: jakie terminy są dla nas do przyjęcia? Co z naszymi rodzinami - czy dla nich również takie terminy będą w porządku? Jakie wolne terminy pozostały w naszym lokalu weselnym? Czy któryś z dostępnych terminów w lokalu pokrywa się z dostępnością naszego fotografa, filmowca, zespołu weselnego/DJ-a i innych ważnych podwykonawców?
Idealnie byłoby, gdybyście udostępnili wybrane przez Was terminy w kalendarzu Google i przesłali je do Waszych podwykonawców z prośbą o wskazanie który jest dla nich odpowiedni - unikniecie dzięki temu setki maili i telefonów oraz ewentualnych nieporozumień.

Porozmawiajcie ze swoimi podwykonawcami ślubnymi

Kiedy już poznacie terminy dostępności miejsca na wesele, czas zwrócić się do wybranych podwykonawców i spróbować osiągnąć consensus co do nowej daty przyjęcia weselnego. Skontaktujcie się z nimi telefonicznie, przekazując najważniejsze informacje, następnie wyślijcie do wszystkich z nich maila z wybranymi dostępnymi datami po konsultacji z lokalem i poproście o wskazanie tych, kiedy również oni są wolni. W idealnym scenariuszu, uda się Wam znaleźć 1 datę pasującą wszystkim, jednak niestety nie jest to aż tak prawdopodobne - musicie być przygotowani na ewentualne utraty części zaliczek i poszukiwania nowych podwykonawców.
Pamiętajcie, że nie tylko Wy stajecie przed takim wyborem- wiele z Par Młodych w najbliższych tygodniach ulegnie panice i zacznie rezerwować podwykonawców i lokale weselne, dlatego nie zwlekajcie z najważniejszymi decyzjami i zajmijcie się tym od razu po podjęciu decyzji o przełożeniu ślubu i wesela. Rozmawiając z podwykonawcami, bądźcie spokojni i wyrozumiali - pamiętajcie, że dla nich to również bardzo trudna sytuacja- wielu z nich zostało bez środków do życia i perspektyw na zarobek w najbliższym czasie.

Jeśli ktoś z wybranych pierwotnie podwykonawców będzie niedostępny, na pewno z przyjemnością poleci Wam zaufane osoby na swoje miejsce - skorzystajcie z tej rady. Wszyscy jesteśmy ludźmi i musimy poradzić sobie w tej trudnej sytuacji - wspólnie.
Jeśli do Waszego ślubu i wesela zostało nie więcej niż dwa tygodnie, musicie liczyć się z większymi stratami finansowymi - na przykład, Wasza florystka na pewno zamówiła i zapłaciła już za kwiaty, które miały trafić na Wasze przyjęcie weselne, które się nie odbędzie. Wiemy, że to przykre i denerwujące, jednak musicie być wyrozumiali - podwykonawcy robią, co mogą by ograniczyć straty, ale jednocześnie muszą utrzymać płynność finansową.

Powiadomcie gości weselnych o nowej dacie

Kiedy już ustalicie nową datę ślubu i wesela, poinformujcie o niej niezwłocznie Waszych gości weselnych, aby mogli odpowiednio zaplanować sobie czas. Jeśli finanse na to pozwolą, możecie ponownie wysłać zaproszenia ślubne z nową datą. Jeśli ponieśliście znaczne koszty związane ze zmianą terminu ślubu i wesela, skorzystajcie z telefonów, możecie także utworzyć wydarzenie na Facebooku z dokładnymi informacjami, zaprosić wszystkich tych gości weselnych, którzy posiadają konto na tej platformie i za jego pomocą przekazywać informacje na bieżąco.

Podziękujcie wszystkim

Kiedy już opadnie kurz, a wszystkie decyzje zostaną podjęte, podziękujcie wszystkim tym osobom, które pomogły Wam w zmianie terminu, wyszukiwaniu nowych podwykonawców i rozwiązywaniu problemów. Dla podwykonawców ślubnych nie ma nic lepszego, niż rekomendacja i recenzja, dlatego śmiało możecie skorzystać z tej opcji i wystawić im opinię na portalu społecznościowym - być może dzięki niej znajdą nowych klientów.

Ponieważ sytuacja w związku z ogłoszeniem pandemii koronawirusa (COVID-19) jest dynamiczna, będziemy Was informować na bieżąco, przygotowując dla Was porady związane z organizacją wesela w tym trudnym czasie. Pamiętajcie o tym, by dbać o zdrowie swoje i swoich najbliższych i nie panikować. Ze spokojem obserwujmy rozwój wydarzeń, a kiedy sytuacja się ustabilizuje, wrócimy pełną parą do planowania ślubów i wesel.

 Redakcja abcslubu.pl